Hoe Intervlag haar workflow moderniseerde met Four Pees
Intervlag is al vijftien jaar specialist in de productie van vlaggen. Het bedrijf richt zich volledig op wederverkopers en opereert daarmee bewust op de achtergrond. Van online drukkers tot winkelinrichters: iedereen die vlaggen verkoopt, kan bij Intervlag terecht voor productie op maat.
Wat Intervlag typeert, is de voortdurende drang naar procesoptimalisatie. Ron Beute, mede-eigenaar van Intervlag, legt uit: ‘Zolang wij bestaan, kijken we hoe we processen efficiënter en beter kunnen inrichten – zowel voor onszelf als voor onze klanten.’
De uitdaging: een verouderd aanleveringsproces
Tot voor kort verliep het aanleveringsproces van bestanden omslachtig. Klanten stuurden hun bestanden per mail, waarna een DTP’er de bestanden moest controleren en een drukproef opstelde. Dat leidde tot onnodige vertragingen. ‘Het systeem dat we hadden was gewoon te traag,’ zegt Beute. ‘Er zaten vaak minuten of zelfs uren tussen het uploaden en het ontvangen van een drukproef. Bovendien zaten er veel manuele handelingen in. Dat wilden we elimineren.’
En dat was niet alleen frustrerend voor Intervlag zelf, maar vooral ook voor de klant. ‘Onze klanten hebben haast. Ze staan soms letterlijk op een steiger om een project te monteren. Dan willen ze op dat moment zekerheid hebben: klopt mijn bestand of niet? Als ze dat direct zien, kunnen ze het afronden en weer verder. Dat maakt voor hen een wereld van verschil.’
De oplossing: uploadportal met ingebouwde preflight & proofing
Samen met Four Pees werd een compleet nieuw portaal ontwikkeld. Dit uploadportal is geïntegreerd in de website van Intervlag en combineert:
• Automatische preflight met callas pdfToolbox
• Proofpagina inclusief productafwerking (zoals lusjes, koorden of vlaggenstok)
• Automatische productiefile generatie zonder manuele tussenkomst
Beute vat de kern samen: ‘Wat voor ons echt heel belangrijk is, is dat klanten een bestand uploaden en dan in een aantal seconden direct het resultaat te zien krijgen. Dat is echt de grootste winst die we hebben gemaakt.’
‘Nu kunnen klanten zelf hun bestanden uploaden, controleren en goedkeuren. Binnen 20 seconden hebben ze een drukproef.’
Directe voordelen voor de Intervlag klant
Michael van den Bos, verantwoordelijk voor relatiebeheer en CRM bij Intervlag, zag vooral de commerciële impact: ‘Voorheen ging alles per mail en moesten wij de bestanden handmatig checken. Nu kunnen klanten zelf hun bestanden uploaden, controleren en goedkeuren. Binnen 20 seconden hebben ze een drukproef. Dat scheelt niet alleen enorm veel tijd, het maakt hen ook onafhankelijk van onze werktijden.’
Klanten waarderen de snelheid én flexibiliteit. Ze kunnen op elk gewenst moment bestanden uploaden – zelfs ’s avonds – en direct hun drukproef goedkeuren. Dat levert tijdwinst op in hun eigen processen én een professionelere bestelervaring. Van den Bos: “We zien dat klanten deze tool zelfs willen implementeren in hun eigen website, omdat het voor hen een echte meerwaarde is richting hun eindklanten.’
Efficiëntie in het team
De nieuwe workflow bracht ook intern grote verbeteringen. Minder handmatige checks betekent dat er minder DTP’ers nodig zijn voor orderverwerking. Van den Bos legt uit: ‘Waar voorheen een heel team zich bezighield met orderverwerking, doen we dat nu met een handvol mensen. De vrijgekomen tijd gebruiken we voor relatiebeheer en het aantrekken van nieuwe klanten. Efficiëntie is echt het sleutelwoord voor ons geweest.’
Ook vanuit de productie is de impact voelbaar. Tim Bouwman, print coördinator bij Intervlag, vertelt: ‘Vroeger moest zelfs een simpele vlag handmatig opgebouwd worden. Samen met Four Pees hebben we alles teruggebracht naar basis structuren en routes. Daardoor is het hele proces veel meer gestroomlijnd en geautomatiseerd. Voor mij betekent dat meer overzicht, minder chaos en een betere planning.’
Meer tijd voor wat écht telt: de klant
Een van de opvallendste voordelen van dit project is de extra tijd die vrijkomt voor klantcontact. Beute benadrukt dit: ‘Door domme kliks weg te nemen, houden we tijd over voor de dingen die er écht toe doen – onze klanten. Relaties opbouwen en onderhouden is altijd onze prioriteit geweest. Dankzij deze workflow hebben we daar nu meer ruimte voor.’
Beute besluit: ‘Met Intervlag hebben we altijd een sterke focus gehad op onze klanten. Door dit project met Four Pees hebben we de basis gelegd voor verdere groei, meer efficiëntie en vooral: een betere klantbeleving.’
Resultaten & toekomst
• Verwerkingstijd teruggebracht van uren naar seconden
• Zeer positieve feedback van klanten, die de snelheid en zelfstandigheid waarderen
• Interne efficiëntieslag: minder manuele checks nodig, meer focus op groei en klantrelaties
Wil je weten hoe ook jouw workflow efficiënter kan? Neem contact op met Four Pees en ontdek hoe we jouw proces slimmer, sneller en klantgerichter maken.
Reacties zijn gesloten.